Dalam berbagai kesempatan, institusi keuangan membutuhkan solusi tentang bagaimana cara menangani integrasi data dengan frekuensi dan volume yang tinggi dalam manajemen keuangan dan asuransi. Apakah semua data harus dimasukkan ulang? Bayangkan jika data yang digunakan terdiri dari lebih dari 2 juta penerbitan polis.
Jenis Integrasi Data
Terdapat tiga opsi utama untuk integrasi data: Entri Manual, Unggahan Excel, dan Integrasi API. Berikut adalah penjelasan lebih rinci mengenai kelebihan dan kekurangan masing-masing metode.
1.Entri Manual
Opsi ini merupakan metode yang paling sederhana dalam hal sistem. Sistem hanya perlu menyediakan kolom formulir di mana setiap institusi keuangan dapat mengisi sesuai peran mereka. Namun, kekurangan metode ini adalah setiap permintaan asuransi mengharuskan pihak yang diasuransikan (institusi keuangan) untuk memasukkan data satu per satu. Potensi kesalahan manusia sangat tinggi, dan ini bisa terasa seperti melakukan pekerjaan dua kali karena data harus dimasukkan ke dalam sistem perbankan inti dan sistem otomasi. Meski demikian, opsi ini tetap disediakan karena cocok untuk institusi keuangan dengan volume transaksi rendah yang dapat ditangani secara harian.
2. Unggahan Excel
Opsi ini memberikan fleksibilitas bagi integrasi data untuk institusi keuangan. Pengguna memiliki fleksibilitas untuk mengunggah sejumlah besar data selama mengikuti template Excel yang disediakan. Berdasarkan pengalaman, tantangannya terletak pada penyesuaian terus-menerus dari berbagai versi Excel untuk memastikan tidak ada masalah dalam entri data. Sistem juga mengembangkan metode konfirmasi setelah data diunggah, di mana sistem memberikan konfirmasi beserta potensi keputusan berdasarkan kondisi MoU, seperti Free Cover, Case-by-Case, dan Bad Data jika ada data yang tidak memenuhi parameter yang ditentukan, seperti format tanggal yang salah, data null (tidak diisi), dan parameter validasi lainnya. Metode ini cocok untuk institusi keuangan dengan volume transaksi yang relatif tinggi tetapi belum memungkinkan integrasi langsung dengan sistem perbankan inti.
3. API (Application Programming Interface)
API adalah antarmuka yang bertindak sebagai penghubung antara aplikasi yang berbeda atau antara klien dan server, memungkinkan integrasi fitur tanpa entri data manual. Dengan memanfaatkan API, integrasi data antara sistem otomasi dan sistem perbankan inti atau aplikasi lainnya menjadi mungkin. API menggunakan file JSON (JavaScript Object Notation) untuk pertukaran data. Memanfaatkan API adalah metode yang paling mudah dan efisien secara administratif karena pengguna tidak perlu memasukkan data ulang baik secara manual maupun melalui Excel. Selain itu, kemungkinan kesalahan manusia saat entri data sangat minim. Namun, butuh waktu yang signifikan untuk menyelaraskan kolom data antara sistem. Setelah pengujian dan integrasi selesai, aliran data berjalan lancar. Jika memanfaatkan API, beberapa perusahaan menerapkan langkah-langkah keamanan tambahan untuk memastikan keamanan data.
Menyesuaikan dengan Kebutuhan Institusi Keuangan
Memilih metode integrasi data yang tepat sangat bergantung pada kebutuhan dan kapasitas institusi keuangan. Untuk institusi dengan volume transaksi rendah, entri manual mungkin masih dapat diterima meskipun memiliki risiko kesalahan manusia. Untuk institusi dengan volume transaksi tinggi namun belum siap untuk integrasi langsung, unggahan Excel memberikan fleksibilitas dan efisiensi. Sementara itu, untuk institusi yang siap menginvestasikan waktu dan sumber daya dalam integrasi teknologi, API adalah pilihan yang paling efisien dan minim kesalahan.
Keamanan Data
Keamanan data adalah aspek yang tidak boleh diabaikan dalam proses integrasi data, terutama ketika menggunakan API. Langkah-langkah keamanan tambahan, seperti enkripsi data dan autentikasi, perlu diterapkan untuk melindungi informasi sensitif dari ancaman cyber. Hal ini memastikan bahwa data yang dipertukarkan antara sistem tetap aman dan terjamin.
Implementasi dan Dukungan Data Finansial
Implementasi metode integrasi data yang dipilih harus disertai dengan dukungan teknis yang memadai. Tim IT dan pengembang dari institusi keuangan dan penyedia layanan otomasi harus bekerja sama untuk memastikan bahwa proses integrasi berjalan lancar. Pelatihan dan dokumentasi yang jelas juga diperlukan agar pengguna akhir dapat memahami dan memanfaatkan sistem dengan efektif.
Dengan memahami berbagai metode integrasi data dan mempertimbangkan kebutuhan serta kapasitas institusi keuangan, proses integrasi data yang efektif dan efisien dapat dicapai. Sistem otomasi berkomitmen untuk menyediakan solusi yang sesuai dengan kebutuhan institusi keuangan untuk memastikan data dapat diintegrasikan dengan baik dan mendukung operasional mereka secara optimal.